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第三章 如何远程协作 (Remote)
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[翻译] 第一章 是时候进行远程工作了 (Remote - office not required by Jason Fried and David Heinemeier Hansson)
[翻译] 第二章 处理借口 (Remote - office not required by Jason Fried and David Heinemeier Hansson)

书籍简介

书名: Remote

作者: Jason Fried and David Heinemeier Hansson

只有当我们都在一个房间里时,魔术才会发生

每个人都围坐在桌子旁,想法互相碰撞,知识的火花在照亮整个房间。 诱人的是,只有当人们能够看到并触摸彼此时,这种魔术才会发生。

让我们假设一秒钟是正确的:突破性想法仅在人们面对面见面时发生。问题仍然存在:公司实际上可以消化多少个突破性想法?远远少于你的想象。大多数工作都没有想到“下一件大事”。相反,它可以使你六个月或六年前已经想到的事情变得更好。这是工作。

鉴于此,如果你在那些柯达时刻过分地召唤大脑的信任,那么只会让自己和其他所有人感到沮丧。因为这意味着放弃最后一个好主意(仍然需要跟进),或者意味着进一步塞满好主意的积压。填充的积压订单是陈旧的积压订单。

这就是为什么在37signals我们不经常见面的原因。我们的态度是,在聚会之前,我们需要一个干净的盘子。整个公司每年仅在芝加哥办事处聚会三遍。如果我们的目标是真正在自由即兴想法的推广上把它吹灭,那甚至可能有点太频繁了!

但是那些瞬间的光彩呢? 首先,很少有这样的光线真正具有“光彩”的标签-更有可能它们仅仅是热情的光线(不要与优先考虑相混淆)。 其次,你会惊讶于使用两个简单的工具(语音连接和共享屏幕)可以捕捉到多少质量的集体思维。 每次我们使用WebEx之类的工具时,都会为它的有效性感到惊讶。 不,它不是100%有效的功能-它缺少高保真度交互作用的最后1%或2%,但是它比你想像的要紧密得多。

通过面对面会议,他们的地位提高到了罕见的水平。它们成为值得品尝的东西,与众不同。不时地在这些宴会上用餐,并在技术使之成为可能的对话“零食”中暂时保持自己。这将为你提供所有可以处理的魔术。

如果看不到它们,我怎么知道它们正在工作?

与远程工作的人有关的大多数恐惧源自缺乏信任。经理认为,如果我不一直看着他们,人们会努力吗?如果我看不到他们正好坐在他们的办公桌旁,是他们整天闲逛,玩电子游戏还是上网?

我们将为你提供一个秘密:如果人们真的想整天玩电子游戏或上网,那么他们完全有能力在办公室的办公桌上这样做。实际上,许多研究表明,许多人确实做到了这一点。例如,在服装零售商佩尼(J.C. Penney)总部,有4,800名员工用公司互联网带宽的30%观看YouTube视频。因此,进入办公室仅意味着人们必须穿裤子。无法保证生产力。

人们具有令人难以置信的低下期望的能力。如果你以所有人都是懒惰的信念来经营你的船,你的员工将全力以赴地证明你的权利。如果你将那些在你下面工作的人视为有才干的成年人,即使你没有喘口气,他们也会不断追求卓越,他们会为你带来回报。

正如IT集体的克里斯·霍夫曼(Chris Hoffman)所说:“如果我们在信任问题上苦苦挣扎,那就意味着我们在招聘方面做出了糟糕的决定。如果团队成员无法取得良好的结果或无法管理自己的日程安排和工作量,那么我们将不会继续与该人合作。就这么简单。我们雇用的团队成员都是熟练的专业人士,能够管理自己的日程安排并为组织做出宝贵的贡献。我们不想在白天当保姆。”

就是这样-如果你不让员工担心自己会在没有你监督的情况下放松工作,就让他们在家工作,那么你就是保姆,而不是经理。远程工作很可能会减少你的问题。

不幸的是,并不是每个人都采取这样明智的方法。 Accurate Biometrics的可怜的员工必须忍受老板的不间断远程监控,而老板使用InterGuard软件监控他们的计算机屏幕。显然,这是一种增长趋势。仅InterGuard就有1万名客户,研究小组Gartner估计,到2015年,将有60%的员工遭受某种“老大哥”的入侵。

最重要的是,你不应该雇用你不信任的人,也不应该为不信任你的老板工作。如果你不信任远程工作,为什么不信任任何事情呢?如果你受到如此低的重视,你为什么可以与客户交谈,撰写广告文案,设计下一个产品,评估保险索赔或纳税申报单呢?

正如理查德·布兰森爵士(Richard Branson)先生在致辞中提到的远程工作:“要与他人成功合作,你必须彼此信任。其中很大一部分是信任人们在任何地方都能在不受监督的情况下完成工作。”

学会信任与你一起工作的人,或者找到其他可以合作的人

人们的家充满了分心

在肥皂剧,PlayStation,冰箱中的冰镇啤酒以及所有需要洗的衣服之间,你怎么可能在家完成任何工作?简单:因为你有工作要做,而且你是个负责任的成年人。

好吧,我们都是人类,我们偶尔也会沦为诱惑的牺牲品。我们也可以承认,是的,与一般的办公室隔间相比,房屋可能包含更多的干扰和诱惑。但是,在认识到问题之后,我们可以努力解决该问题。请记住,应对分心的第一件事很有趣,很有意义。虽然该死的汉堡不太可能使任何人长期受到智力刺激,但大多数现代的远程友好工作肯定有能力这么做。

有时,分心实际上可以达到目的。就像煤矿中众所周知的金丝雀一样,他们警告我们,当我们感到自己经常屈服于他们,我们的工作定义不清,任务艰巨,或者我们从事的整个项目根本没有意义时。也许是时候提高你的声音并说出明显的话了,而不是去找视频游戏控制器或打开肥皂剧呢?如果你有这种感觉,其他人也有可能。

当然,有时候,不是工作任务的价值成为问题,而是我们为失败做好了准备。如果你是在电视前的沙发上工作,那么很容易够到遥控器。如果你坐在厨房里,可能会发现自己想清空洗碗机。但是,如果你坐在专门准备关门工作的房间中,那么你更有可能继续执行任务。

如果那是不可能的或不够的话,你总是可以尝试完全在屋外工作。仅仅因为你在远程工作,并不意味着它总是必须在你家中。你可以在咖啡馆,图书馆甚至公园里工作。

但是实际上,解决问题并不是人们担心的问题。这就像度过一个愉快的假期。最好不工作几周,但是只有那么多时间可以躺在沙滩毯子上或游览巴黎,然后再让他们感到无聊。

只要刺激和充实,大多数人都想工作。而且,如果你被困在没有前景的死胡同中,那么你不仅需要一个偏远的职位,还需要一份新工作。

只有办公室才够安全

公司经常竭尽全力使员工在公司自己的服务器上而不是通过Internet运行软件,而只是让高管随身携带未加密的笔记本电脑。如果你将吊桥放下,那么拥有最高的城堡墙是不好的。

安全是一项重大而严肃的工作,但在很大程度上也是一个已解决的问题。这就是为什么普通人都愿意在线上银行业务的原因,也是为什么没人害怕在亚马逊上输入信用卡号的原因。在37signals,我们设计了一个简单的安全检查表,所有员工必须遵循:

所有计算机都必须使用硬盘驱动器加密,例如Apple OS X操作系统中的内置FileVault功能。这样可以确保丢失的笔记本电脑仅是给你带来不便和保险索赔,而不是整个公司范围内的紧急情况,而且还着急更改密码并担心哪些文档可能被泄露。

禁用自动登录,从睡眠中唤醒时要求输入密码,并将计算机设置为在闲置十分钟后自动锁定。

为你访问的所有网站打开加密功能,尤其是Gmail等重要服务。如今,所有站点都使用称为HTTPS或SSL的东西。查找Internet地址前面的小锁图标。 (几年前,我们将所有37signals产品都强制使用SSL来提供帮助。)

确保所有智能手机和平板电脑都使用锁码,并且可以远程擦除。在iPhone上,你可以通过“查找iPhone”应用程序执行此操作。由于我们倾向于将这些工具视为家用工具,因此很容易忘记此规则,但是不可避免地,你会检查你的工作电子邮件或使用平板电脑登录Basecamp。智能手机或平板电脑需要与笔记本电脑一样受到尊重。

为你访问的每个站点使用唯一的,生成的长格式密码,该密码由密码管理软件(例如1Password)保存。很抱歉,“ secretmonkey”不会欺骗任何人。而且,即使你想起了UM6vDjwidQE9C28Z,如果在每个站点上都使用它并且其中一个被黑客入侵,那也不是一件好事。 (它一直在发生!)

使用Gmail时,请启用双重身份验证,因此你必须先访问手机才能获得登录代码(这意味着拥有你的登录名和密码的人也需要拥有你的手机才能登录)。请记住:如果你的电子邮件安全性失败,所有其他在线服务也将失败,因为入侵者可以使用任何其他站点的“密码重置”将新密码发送到他们现在可以访问的电子邮件帐户。

创建安全协议和算法与火箭科学在计算机上是等效的,但不能充分利用它们。花些时间学习基础知识,它们将不再是你无法信任的可怕伏都教。这些天来,设备的安全性只是简单的良好感觉,就像系上安全带一样。

谁来接电话?

谁来接听电话?当客户或客户在正常工作时间内致电或发送电子邮件时,无论你的工作人员位于何处或工作时间长短,他们肯定会期望及时得到答复。你只需要解决这个问题。但这并不意味着你无法设定一些期望。例如,Jellyvision要求其财富500强客户不要在上午10点之前安排与他们的会议,以更好地适应不同时区的远程工作人员。

如果你偶尔不得不在一个奇怪的时间花一两个小时打电话,那就不是世界末日了。可以选择每天晚上11点或凌晨5点打一通电话,这是为远程工作的自由付出的小笔费用。

在37signals,我们确保我们的客户支持部门始终在芝加哥工作时间内驻扎,并在两侧尽可能多地提供服务。不过,这并不意味着每个人都必须在美国中部时间上午9点至下午5点进行工作。如果你有一些人在早上6点至下午2点工作,有些在早上8点至下午4点工作,有些则在上午11点至晚上7点工作,那么你可以整天工作,甚至更多,而你绝不会错过任何电子邮件或电话。

当然,如果你是一家只有一两个人负责与客户打交道的小公司,这可能就不那么容易了。在那种情况下,是的,你可能必须为主要职能是答复客户的员工分配“正常工作时间”。但是,为什么要让公司中的每个人都受这些时间的影响呢?错误的平等对任何人都没有好处。

远程工作并非没有复杂性或偶尔牺牲。这是为了使更多时间的人为更好的事情。

大型企业都不这样做,那我们为什么要这么做?

许多大企业因无数的效率低下和官僚主义而脱身,而且看起来好多年了。一旦公司的庞然大物在一群摇钱树周围筑起一条肥大的护城河,谁会在乎它们有多少个牧民或完成了多少活?

这是一种迂回的说法,那就是寻求大型企业的最新生产力提示可能不是最明智的选择。创新和颠覆的重点是与你之前的人做事不同。除非你这样做,否则你将没有机会。

因此,Multinational,Inc.禁止其员工在家工作并不重要。实际上,如果你行业中的800磅重的大猩猩仍然坚持旧的工作方式,你应该感到高兴。击败它们将变得更加容易。

如果你确实在大型企业工作,情况也是如此。大企业也喜欢看彼此在做什么。但是,如果你藏在羊群中,就不可能领先一步。

你所需要的只是信心-信心十足,即使你行业中的每个人都像往常一样坚持工作,你仍会看到一种更聪明的工作方式。那就是好主意从疯狂的边缘发展到常识的过程。利用远程工作是这些想法之一。很快就会成为常识和惯例,但是为什么要等待呢?

当然,打破常规绝非易事。与今天的既定智慧作斗争绝非易事。幸运的是,一些大公司已经做到了。仅提及一些完全接受远程工作的人:IBM,S.C。Johnson&Son,埃森哲和eBay。这些足够大吗?

其他人会嫉妒

如果你想让老板让你每周有几天在家工作,那么如果你被授予这项特殊特权,你的同事将会多么羡慕你,这是常见的抱怨。为什么,这根本不公平!我们每个人都必须在办公室平等,惨无成效地团结一致!

首先,如果远程工作是一件显而易见的好事,每个人都希望这样做,那么为什么不让每个人都这样做呢?我们正在谈论的业务是否只是一种精心设计的方案,可以让每个人在指定的时间段内都坐上指定的时间?还是它是一个由人们完成工作的组织?如果是后者,为什么不让人们按照自己喜欢的方式工作,并判断每个人在什么地方而不是哪里完成工作呢?

其次,当然,确实有些工作根本不适合远程执行。如果一项至关重要的功能是将包裹发送给客户并且需要访问库存,那么该任务就不会在家中发生。但是那又怎样呢?为什么要强迫组织中的每个人都以相同的方式工作?从仓库寄送包裹的那个人已经和从事会计工作的那个女孩有不同的工作。不同的工作,不同的要求。人们明白了。

化解“每个人都必须受同一政策约束”这一论点的最好方法是提醒你的老板,你自己以及任何其他有关方面你都在同一团队中。大家都在努力寻找最佳工作方式:最有成效和最能激发幸福的装置获胜。听到这样的声音,只有头脑最封闭的人才有可能继续挖高跟鞋。

文化呢?

文化不是桌上足球。这不是在森林里的彩弹游戏。甚至不是在圣诞晚会上,史蒂夫就喝醉了,以至于今年余下的时间每个人都有一个很好的故事。那是人们闲逛并度过美好时光。不,文化是组织的口头表达和不言而喻的价值观和行为。这里有一些例子:

我们如何与客户交流 - 他们总是对的吗?

什么质量可以接受 - 足够好还是必须完美?

我们如何互相交谈 - 用外交语气或比赛大喊?

工作量 - 我们为通宵加油打气还是星期五休假?

冒险 - 我们赞成公司下注或慢速增长?

当然,这部分是错误的二分法列表 - 大多数公司都介于两者之间。但是,你应该知道你自己在哪跌倒了。所有这些价值观的结合赋予了公司一定的感觉和文化。

在放松方面,文化至关重要。文化越强,需要的培训和监督就越少。在理想情况下,允许一对一的经理自由漫游,这是因为他们会做得很好,这与公司的宗旨完全一致。

当然,你不需要所有人都在一起就可以建立一种强大的文化。最好的文化源于人们实际采取的行动,而不是他们在使命宣言中写的那些行为。组织的新来者睁大了眼睛。他们了解如何制定决策,采取的措施,解决问题的方式等等。

如果有的话,让人们远程工作会迫使你放弃幻想,建立公司文化就是面对面的社交活动。现在,你可以继续进行定义和实践它的实际工作。

我现在需要一个答案!

当每个人都坐在同一间办公室时,很容易养成随时随地打扰任何人的习惯,而无需考虑个人生产力。 这是一个关键原因,因为这么多人在传统的办公室环境中做得很少—中断太多。 不过,当你习惯这种工作方式时,似乎很难想象一个世界,无论你多么微不足道,都无法回答任何问题。 但是,确实存在这样的世界,而且非常适合居住。

首先,要认识到并不是每个问题都需要立即回答,没有什么比花别人的时间回答你现在不需要的问题更自大了。这意味着意识到并非所有事物都同样重要。

掌握了这一点之后,你便真正踏上了开悟和生产力的道路。 你可以等待几个小时来学习答案的问题可以通过电子邮件发送。 在接下来的几分钟内需要回答的问题可以转为即时消息。 对于真正值得指日可待的危机,你可以使用称为电话的老式发明。

有了这样的分级系统,你很快就会意识到,你的问题中有80%毕竟不是那么紧迫,并且通常比通过步行到别人的办公桌来更好地通过电子邮件提供服务。更好的是,你将拥有一份答复的书面记录,以后可以查阅。

接下来的15%可以通过聊天或即时消息来处理。无论如何,大多数人都不喜欢在聊天中输入太多内容,因此有一种直截了当的趋势。原来十五分钟的打扰现在变成了三分钟的乒乓球。

最后,最后的5%可以通过电话处理。 不,肢体语言不会延续,但是除非你解雇某人或进行困难的复习,否则这可能与你想像的完全不一样。

不让你和其他人沉迷于ASAP。 刚开始的几天,你会感到沮丧,因为你的大脑会进行调整以将与他人的互动匹配到适当的媒介。 你还必须抵制诱惑,将你的期望转移到你选择的新媒体上。 如果你在十分钟之内没有回答时不高兴,用电子邮件处理80%的问题将无法解决。

但是,一旦你摆脱了ASAP的困扰,你会惊讶在面对不断的面对面干扰时,你以前是如何完成事情的。摆脱狂热几乎就像禅一样, 当另一方准备协助时,让答案返回给你. 保持冷静,提高工作效率。

但我会失去控制

很少直接说明这一点,但是许多反对远程工作的论点都是基于对失去控制的恐惧。能够看到你的军队,使他们离得足够近以至于你可以喊叫“ Now !!”,就像梅尔·吉布森(Mel Gibson)在《勇敢的心》中所做的一样,并看着他们齐齐拾起长矛,这很重要。

对于很多人来说,成为大老板就是要实现这种控制。它融入了他们的身份。对于这样的阿尔法男性和女性,在“直接监督”下拥有某人意味着将他们从字面上视线。想法是,如果我能看到它们,我就能控制它们。

远离管理者的过时控制观念不是逻辑或理性的过程。通常这需要走慢路,直到做主的人对这个概念感到满意为止。在某些方面,它类似于恐怖症治疗。你不能仅仅告诉害怕蜘蛛的人他们的恐惧是愚蠢的,然后让他们摆脱恐惧。你必须工作一次(一次)将问题从爬行动物的大脑转移到额叶。

因此,如果你要与某人担心失去控制的恐惧作斗争,那么你必须从小处着手,并表明,如果你在星期三开始在家工作,世界不会崩溃。它不仅没有瓦解,还看了我完成的所有这些额外工作!然后,你可以将其增加到两天的时间和更灵活的时间,并且在不知道它的情况下,你已经准备好搬到另一个城市,并且车轮一直在转动。

嗯,并非总是如此。甚至最好的心理治疗师有时也无法治愈恐惧症,你可能没有得到充分的培训。但至少你知道,与强迫爬行动物的大脑进行战斗或逃跑相比,你的策略更有可能获得回报。如果是你的老板,那么选择将是战斗,你很可能会输!

由于爬虫类动物的抵抗不是理性的而是深深的情感,即使是本能的借口,“但我会失去控制”也是最难克服的。即使配备了本书中所有出色的论点,你仍然可能会失败。在这种情况下,可能只是该坐下来考虑另一个工作场所的时候了。

我们为租办公室花了很多钱

这可能是禁止远程工作的最愚蠢的借口,但这并没有阻止它传播。你实际上甚至不必用回应来贬低这些废话,但你可能必须这样做,所以我们开始吧。

如果某人经营的生意足够好,可以花哨的时间办事,那么你会以为他们会熟悉“降低成本”的想法。但是,嘿,我们都看着卡戴珊家族,想一想,到底是怎么回事他们到了那里吗?只需唤起这种感觉,暂停怀疑,然后系上花呢西装外套,即可参加Business 101课程。

沉没成本意味着花在办公室的钱已经花掉了。无论是谁付款,无论使用与否,都无法收回。因此,从理论上讲,关于在哪里工作的唯一问题是办公室是否是一个生产力更高的地方。而已。

如果你想了解所有数学知识,请拿出餐巾纸并记下几个数字。假设你可以在办公室里节省五个工作时间,而在家则可以节省六个工作时间。通过在客厅工作,生产率提高了20%。谁会反对呢?

这对我们的规模或行业都无效

反对所有关于远程工作的良好论据的最简单方法是什至不尝试。 “是的,这听起来一般来说是个好主意,但这对我的行业不起作用。”或“对于小型公司来说很好,但不会扩展。”哦,现在真的。

以下只是一些我们发现公司能够利用远程工作的行业的味道:

会计

广告

咨询服务

客户服务

设计电影制作

金融

政府

硬件保险

法律营销

招聘中

软件

我们也不只是在谈论这些行业中的小型边缘服装。在健康保险方面,《财富》 100强提供商Aetna的35,000名美国员工中有近一半在家工作。在会计方面,拥有大约相同雇员人数的德勤至少有20%的时间远程工作的比例高达86%。在英特尔,他们82%的员工定期进行远程工作。

甚至政府也开始从事远程工作。美国专利商标局审查员的百分之八十五,美国宇航局(NASA)的工作人员中有57%,环境保护署的工作人员中有67%表示他们在某种程度上远程工作。

这是一小部分不同规模的公司在从事远程工作

拥有10,000多名员工的公司:

AT&T(电信)

联合健康集团(卫生保健)

麦肯锡公司(咨询)

英特尔(技术)

S.C. Johnson&Son(制造商)

安泰(保险)

思科(技术)

德勤(会计)

汇丰英国(金融)

英国电信(UK Telecommunications)

联合利华(消费品)

Express Scripts(药房收益管理)

拥有1,000–10,000名员工的公司:

梅赛德斯·奔驰美国(汽车)

美国教学(教育)

Plante Moran(注册会计师,业务咨询)

梦工厂动画公司,SKG(电影制片厂)

珀金斯·科伊(法律)

美国保真保险(保险)

美国教育部(政府)

维珍航空(航空公司)

博科通讯(技术)

员工人数少于1,000的公司:

GitHub(软件)

Ryan,LLC(税收服务)

Automattic(Web开发)

MWW(公共关系)

Kony(移动应用开发)

TextMaster(翻译和文案写作)

BeBanjo(电视软件供应商)

Brightbox(云托管)

He:Labs(网络开发)

Fotolia(股票图像)

FreeAgent(在线会计软件)

Proof Branding(品牌和设计)

实际上,几乎没有可以排除远程工作的行业。不要让“行业适合”成为阻碍公司进行远程工作的借口。

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